Prin proiectarea unei baze de date înţelegem procesul de creare a unui proiect pentru baza de date care să asigure desfăşurarea corectă a activităţilor şi rezolvarea cerinţelor utilizatorului.
Baza de date pe care o realizăm cu Microsoft Access este un fişier ce are extensia .mdb şi conţine următoarele obiecte: tabele (Tables), interogări (Query), formulare (Forms), rapoarte (Reports) şi macroinstrucţiuni (Macros).
Pentru a creea o bază de date cu Microsoft Access:
- File → New →Blank database
- se alege locaţia unde se va memora baza de date (în secţiunea Save in)
- se tastează numele bazei de date în secţiunea File name a casetei care se deschide
- clic pe butonul Create (sau se apasă tasta Enter).
Crearea unei tabele
Tipurile de date cu care lucrează aplicaţia Access:
-Text – text (set de caractere: litere, cifre, semne speciale- maxim 255 caractere). Lungimea implicită este 50.
-Memo – text de lungime > de 255 caractere
-Number – numeric (întreg sau real)
-Date / Time – data calendaristică sau ora
-Currency – un număr cu două zecimale, care are la sfârşit un simbol monetar(lei, euro)
- AutoNumber– număr întreg care este incrementat automat pe măsură ce sunt introduse noi înregistrări în tabelă
- Yes/No - Câmp de tip comutator, de tip Da/Nu, cu semnificaţia Adevărat/Fals -OLE Object - Permite memorarea de imagini, sunete
- Hyperlink - Referinţa către un fişier extern
- Lookup Wizard...- Permite crearea coloane de opţiuni prestabilite din care putem selecta opţiunea dorită atunci când completăm tabela cu date Crearea unei tabele înseamnă doua operaţii:
- definirea structurii şi
- introducerea înregistrărilor. Definirea structurii presupune stabilirea câmpurilor tabelei: denumirea, tipul şi proprietăţile acestuia.
Aceasta operaţie poate fi realizată în trei moduri: Creare tabel în modul Vizualizare proiect, Creare tabel utilizând Expertul, Creare tabel prin introducere de date
Vom trata modul Design View. Create → Table Design (Creare tabel în modul proiect)
Această fereastră este împartită în două secţiuni orizontale:
1) în partea superioară se precizează :- numele (coloana Field name)
- tipul – tipul datelor pe care le va conţine (coloana Data Type ) şi
- descrierea acestuia (coloana Description) – care este opţională.
2) Cea de-a doua secţiune conţine proprietăţile câmpului, grupate în doua categorii: General – pentru fiecare câmp creat, în funcţie de tipul de date ales, afişează anumite proprietăţi ale acestuia: Lookup– afişează tipul de instrument grafic prin intermediul căruia se afişează datele din acel câmp. Dacă tipul câmpului a fost definit cu opţiunea Lookup Wizard, atunci sunt afişate şi alte informaţii suplimentare. Exemplu:Pentru a retine în tabela Table1 următoarele informaţii despre mai multe persoane: Nume, Prenume, CNP, Adresa, Nivel studii, vom proiecta următoarea structură a tabelei:
Cheia primară
Este un câmp care identifică în mod unic înregistrările unei tabele.
De exemplu, putem avea două persoane cu acelaşi nume, dar ele se identifică în mod unic prin CNP. Pentru a stabili un câmp drept cheie primară în modul Design View, executăm clic dreapta pe numele câmpului care dorim să devină cheia tabelei şi selectăm Primary Key din meniul contextual sau apăsăm butonul de pe bara de pictograme.
Dacă vor fi folosite mai multe câmpuri pentru cheie primară, trebuie selectate toate şi apoi apăsat butonul Primary Key. Dacă am salvat tabela fără să fixăm cheia primară, Access ne va avertiza în legătură cu acest aspect. Putem reveni în modul Design şi ataşăm cheia unui câmp sau putem accepta ataşarea automată a unui câmp de tip AutoNumber cu rol de cheie primară, pe care-l va numi ID. Stabilirea unui index Indexarea unei tabele reprezintă operaţia prin care se ordonează logic înregistrările acesteia, după un anumit atribut (sau ale unui grup de atribute), numit index, în scopul optimizării căutării şi localizării ulterioare a anumitor date. Indexul se defineşte la definirea structurii tabelei. Cheia primară este considerată automat index.
Pentru stabili un index pentru un câmp, setam proprietatea Indexed acelui câmp (din Field Properties) pe valoarea Yes(No Duplicates).
Pentru a crea un index cu mai multe câmpuri procedăm în modul următor:
deschidem tabela în modul Design View
executăm clic pe butonul Index de pe bara de pictograme. Aceasta are ca efect deschiderea ferestrei de definire a indecşilor, în care este deja cuprinsă cheia primară. Putem defini şi alţi indecşi, completând numele indexului, numele câmpului si ordinea sortării (crescător sau descrescător):
Un index poate avea până la maxim 10 câmpuri. Dacă dorim să anulăm un index, executăm clic dreapta pe numele indexului şi alegem Delete Rows. Modificarea proprietăţilor unui câmp
- Se deschide tabela în modul Design View,
- se selectează câmpul, apoi se modifică proprietăţile acestuia din secţiunea Field Properties şi
- se salvează modificările. Introducerea de date în tabelă
- Se deschide tabela (Open sau dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conţine obiectele bazei de date), după care
- se completează cu articole corespunzătoare câmpurilor care au fost definite. Vizualizarea informaţilor dintr-o tabelă
- Fie se execută dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conţine obiectele bazei de date, fie
- se execută clic pe butonul Open, fie
- clic dreapta pe numele tabelei->Open. Modificarea datelor într-o tabelă
- Se caută înregistrarea care se doreşte a fi modificată,
- se execută clic în fiecare celulă care trebuie modificată, apoi
- se salvează tabela. Adăugarea de înregistrări într-o tabelă
- ne deplasăm la sfârşitul tabelei, sau
- alegem din meniul Insert->New Record
Ştergerea înregistrărilor dintr-o tabelă
- Se selectează înregistrarea şi se selecteazăa Edit->Delete (sau Delete Record) sau - clic dreapta în dreptul înregistrării, pe marginea rândului->Delete Record. Se va cere confirmarea ştergerii.
Prin proiectarea unei baze de date înţelegem procesul de creare a unui proiect pentru baza de date care să asigure desfăşurarea corectă a activităţilor şi rezolvarea cerinţelor utilizatorului.
Baza de date pe care o realizăm cu Microsoft Access este un fişier ce are extensia .mdb şi conţine următoarele obiecte: tabele (Tables), interogări (Query), formulare (Forms), rapoarte (Reports) şi macroinstrucţiuni (Macros).
Pentru a creea o bază de date cu Microsoft Access:
- File → New →Blank database
- se alege locaţia unde se va memora baza de date (în secţiunea Save in)
- se tastează numele bazei de date în secţiunea File name a casetei care se deschide
- clic pe butonul Create (sau se apasă tasta Enter).
Crearea unei tabele
Tipurile de date cu care lucrează aplicaţia Access:-Text – text (set de caractere: litere, cifre, semne speciale- maxim 255 caractere). Lungimea implicită este 50.
-Memo – text de lungime > de 255 caractere
-Number – numeric (întreg sau real)
-Date / Time – data calendaristică sau ora
-Currency – un număr cu două zecimale, care are la sfârşit un simbol monetar(lei, euro)
- AutoNumber – număr întreg care este incrementat automat pe măsură ce sunt introduse noi înregistrări în tabelă
- Yes/No - Câmp de tip comutator, de tip Da/Nu, cu semnificaţia Adevărat/Fals
-OLE Object - Permite memorarea de imagini, sunete
- Hyperlink - Referinţa către un fişier extern
- Lookup Wizard...- Permite crearea
Crearea unei tabele înseamnă doua operaţii:
- definirea structurii şi
- introducerea înregistrărilor.
Definirea structurii presupune stabilirea câmpurilor tabelei: denumirea, tipul şi proprietăţile acestuia.
Aceasta operaţie poate fi realizată în trei moduri: Creare tabel în modul Vizualizare proiect, Creare tabel utilizând Expertul, Creare tabel prin introducere de date
Vom trata modul Design View.
Create → Table Design (Creare tabel în modul proiect)
Această fereastră este împartită în două secţiuni orizontale:
1) în partea superioară se precizează :- numele (coloana Field name)
- tipul – tipul datelor pe care le va conţine (coloana Data Type ) şi
- descrierea acestuia (coloana Description) – care este opţională.
2) Cea de-a doua secţiune conţine proprietăţile câmpului, grupate în doua categorii:
General – pentru fiecare câmp creat, în funcţie de tipul de date ales, afişează anumite proprietăţi ale acestuia:
Lookup– afişează tipul de instrument grafic prin intermediul căruia se afişează datele din acel câmp. Dacă tipul câmpului a fost definit cu opţiunea Lookup Wizard, atunci sunt afişate şi alte informaţii suplimentare.
Exemplu: Pentru a retine în tabela Table1 următoarele informaţii despre mai multe persoane: Nume, Prenume, CNP, Adresa, Nivel studii, vom proiecta următoarea structură a tabelei:
Cheia primară
Este un câmp care identifică în mod unic înregistrările unei tabele.De exemplu, putem avea două persoane cu acelaşi nume, dar ele se identifică în mod unic prin CNP.
Pentru a stabili un câmp drept cheie primară în modul Design View, executăm clic dreapta pe numele câmpului care dorim să devină cheia tabelei şi selectăm Primary Key din meniul contextual sau apăsăm butonul
Dacă vor fi folosite mai multe câmpuri pentru cheie primară, trebuie selectate toate şi apoi apăsat butonul Primary Key. Dacă am salvat tabela fără să fixăm cheia primară, Access ne va avertiza în legătură cu acest aspect. Putem reveni în modul Design şi ataşăm cheia unui câmp sau putem accepta ataşarea automată a unui câmp de tip AutoNumber cu rol de cheie primară, pe care-l va numi ID.
Stabilirea unui index
Indexarea unei tabele reprezintă operaţia prin care se ordonează logic înregistrările acesteia, după un anumit atribut (sau ale unui grup de atribute), numit index, în scopul optimizării căutării şi localizării ulterioare a anumitor date. Indexul se defineşte la definirea structurii tabelei. Cheia primară este considerată automat index.
Pentru stabili un index pentru un câmp, setam proprietatea Indexed acelui câmp (din Field Properties) pe valoarea Yes(No Duplicates).
Pentru a crea un index cu mai multe câmpuri procedăm în modul următor:
executăm clic pe butonul Index
Un index poate avea până la maxim 10 câmpuri.
Dacă dorim să anulăm un index, executăm clic dreapta pe numele indexului şi alegem Delete Rows.
Modificarea proprietăţilor unui câmp
- Se deschide tabela în modul Design View,
- se selectează câmpul, apoi se modifică proprietăţile acestuia din secţiunea Field Properties şi
- se salvează modificările.
Introducerea de date în tabelă
- Se deschide tabela (Open sau dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conţine obiectele bazei de date), după care
- se completează cu articole corespunzătoare câmpurilor care au fost definite.
Vizualizarea informaţilor dintr-o tabelă
- Fie se execută dublu click pe numele tabelei din fereastra ce conţine obiectele bazei de date, fie
- se execută clic pe butonul Open, fie
- clic dreapta pe numele tabelei->Open.
Modificarea datelor într-o tabelă
- Se caută înregistrarea care se doreşte a fi modificată,
- se execută clic în fiecare celulă care trebuie modificată, apoi
- se salvează tabela.
Adăugarea de înregistrări într-o tabelă
- ne deplasăm la sfârşitul tabelei, sau
- alegem din meniul Insert->New Record
Ştergerea înregistrărilor dintr-o tabelă
- Se selectează înregistrarea şi se selecteazăa Edit->Delete (sau Delete Record) sau
- clic dreapta în dreptul înregistrării, pe marginea rândului->Delete Record. Se va cere confirmarea ştergerii.